Datenschutzerklärung

Auf der Kontaktseite stellen wir Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung. Beim Absenden des Formulars werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Praxis-/Firmenname, Inhalt Ihrer Nachricht) zusammen mit Ihrer Einwilligung zur DSGVO sowie technischen Metadaten (IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel) an unseren Server unter dem Pfad /api/kontakt übermittelt und unmittelbar als E-Mail an info@pulszahnmedizin.de weitergeleitet. Eine Speicherung in einer Datenbank findet nicht statt (Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Alternativ können Sie uns weiterhin direkt per E-Mail an info@pulszahnmedizin.de schreiben. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Der Versand sowie das anschließende Postfach werden über unseren E-Mail-Dienstleister Mailbox.org Eversmann SE, Mehringdamm 33, 10961 Berlin, Deutschland, verarbeitet (Server in Deutschland; AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen). Wir löschen Ihre Anfrage, sobald die zugrundeliegende Sache abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Auf unserer Website finden Sie einen Link, der bei Klick die WhatsApp-Anwendung auf Ihrem Endgerät öffnet und einen neuen Chat mit unserer Mobilfunknummer +49 151 44903794 vorbereitet (sogenannter wa.me-Deeplink). Wir setzen weder ein eingebettetes WhatsApp-Plugin noch die WhatsApp-Business-API noch eine Adressbuch-Synchronisation ein. Erst wenn Sie aktiv eine Nachricht senden, treten Sie über die WhatsApp-Infrastruktur (Betreiber: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) mit uns in Kontakt.

Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (insbesondere Mobilfunknummer und Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zeitnahen Beantwortung). Bezieht sich Ihre Nachricht auf eine vorvertragliche Maßnahme oder einen Vertrag, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig.

Wir weisen darauf hin, dass Inhalte und Metadaten Ihrer WhatsApp-Nachrichten über die Server der WhatsApp-Infrastruktur und damit auch über Server von Meta Platforms Inc. in den USA verarbeitet werden können. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Datenübermittlungen in die USA stützen sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework). Hinweise zum Datenschutz von WhatsApp finden Sie unter: https://www.whatsapp.com/legal/?eea=1#privacy-policy. Wenn Sie diese Verarbeitung vermeiden möchten, nutzen Sie bitte stattdessen E-Mail oder Telefon.

Auf unserer Website befindet sich ein einfacher Outbound-Link zu unserem Instagram-Profil (Betreiber: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland). Es werden weder Instagram-Plugins eingebettet noch Inhalte automatisch geladen oder eine sogenannte Shariff-Lösung eingesetzt. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, werden Sie zur Instagram-Website weitergeleitet, wo dann die Datenschutzbestimmungen von Meta gelten.

In den Praxisräumen kann ein KI-gestützter Empfangskiosk (intern: PAIRA-Avatar) eingesetzt werden. Auf einem Bildschirm im Empfangsbereich wird ein digitaler Avatar dargestellt, der Sie begrüßt, Anliegen aufnimmt und an das Praxisteam weiterleitet. Die Eingabe erfolgt per Sprache oder über ein Tablet bzw. Kontrollpanel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

• Audio-Stream während der Interaktion zur Echtzeit-Verarbeitung; es erfolgt keine dauerhafte Audioaufzeichnung.
• Sprachliches Anliegen oder Texteingaben am Tablet bzw. Kontrollpanel.
• Rohtranskript der Interaktion, soweit technisch zur Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit erforderlich.
• Bei identifizierten Bestandspatientinnen und Bestandspatienten: Name, Geburtsdatum und Patientennummer aus der lokalen Tomedo-Praxisverwaltung, nur soweit erforderlich.
• Tool- und Weiterleitungsereignisse, z.B. Übergabe an Mitarbeitende oder Erstellung einer Aufgabe.

Die Verarbeitung dient der Organisation des Praxisempfangs, der Aufnahme Ihres Anliegens und der Anbahnung oder Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung). PAIRA führt keine medizinische Diagnose, keine Gesundheitstriage und keine Behandlungsentscheidung durch; behandlungsbezogene Entscheidungen treffen ausschließlich approbierte Behandlerinnen und Behandler.

• BodoTech UG (haftungsbeschränkt), Dortmund: Software-Betrieb und Wartung im Auftrag der Praxis (AVV nach Art. 28 DSGVO).
• Google Cloud (Google Ireland Ltd.): Vertex AI Gemini Live für Sprachverarbeitung in der Region europe-west1 (Belgien), mit Zero-Data-Retention-Konfiguration und ohne Nutzung der Audio- oder Transkriptdaten zur Modellverbesserung.

• Audio-Stream: Echtzeit-Verarbeitung ohne persistente Audioaufzeichnung.
• Rohtranskript: höchstens 24 Stunden.
• Lokale Gemma-Zusammenfassung: Ein lokales Gemma-LLM kann, soweit medizinisch oder organisatorisch erforderlich, eine zweckgebundene Zusammenfassung als Notiz in Tomedo bzw. in der Patientenakte speichern. Diese Notiz ist keine Rohtranskript-Aufbewahrung und folgt den Regeln der Behandlungsdokumentation bzw. Patientenakte.
• Tool- und Audit-Metadaten ohne Gesprächsinhalt werden zweckbezogen gemäß Audit- und Dokumentationspflichten gespeichert.

Eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO liegt vor und kann bei der Praxisleitung eingesehen werden.

Anrufe an die Praxistelefonnummer können außerhalb der Sprechzeiten oder bei Anrufspitzen von einem KI-gestützten Telefonempfang (intern: PAIRA-Calls) entgegengenommen werden. Zu Beginn jedes Anrufs werden Sie über die KI-Unterstützung informiert und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Sie können jederzeit auflegen oder nach einer menschlichen Mitarbeiterin bzw. einem menschlichen Mitarbeiter fragen; in diesem Fall wird Ihr Anliegen als Nachricht oder Rückrufwunsch erfasst.

• Telefonnummer bzw. Caller-ID, Zeitpunkt, Dauer und technischer Status des Anrufs.
• Audio-Stream während des Gesprächs zur Echtzeit-Verarbeitung; es erfolgt keine dauerhafte Audioaufzeichnung.
• Rohtranskript des Gesprächs zur Bearbeitung des Anliegens und zur kurzfristigen Qualitäts- und Sicherheitsnachvollziehbarkeit.
• Bei Identifikation als Bestandspatientin oder Bestandspatient: Name, Geburtsdatum und Patientennummer aus der lokalen Tomedo-Praxisverwaltung, nur soweit erforderlich.
• Anliegen-Beschreibung, z.B. Termintyp, Rückrufwunsch, organisatorische Hinweise oder vom Anrufer genannte Symptome.
• Tool-Aufrufe und Audit-Metadaten, z.B. Termin gebucht, abgesagt, verschoben oder Rückruf-Aufgabe erstellt.

Die Verarbeitung dient der Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Anrufe, der Terminorganisation, Rückrufkoordination und Anbahnung oder Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, gilt Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO; bei akuten Notfallhinweisen kann eine Weiterleitung an menschliche Behandlerinnen und Behandler auf Art. 6 Abs. 1 lit. d und Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO gestützt sein. Audit- und Sicherheitsprüfungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. PAIRA erstellt keine Diagnose, nimmt keine Gesundheitstriage vor und trifft keine Behandlungsentscheidung.

• BodoTech UG (haftungsbeschränkt), Dortmund: Software-Betrieb und Wartung im Auftrag der Praxis (AVV nach Art. 28 DSGVO).
• Starface GmbH: SIP-Trunk und Telefonie-Anbindung für den Produktivbetrieb; Standort Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO.
• Hetzner Online GmbH, Falkenstein: Hosting der Telefonie-Bridge bzw. LiveKit-Komponenten, soweit eingesetzt (AVV nach Art. 28 DSGVO).
• Google Cloud (Google Ireland Ltd.): Vertex AI Gemini Live für Sprachverarbeitung in der Region europe-west1 (Belgien), mit Zero-Data-Retention-Konfiguration und ohne Nutzung der Audio- oder Transkriptdaten zur Modellverbesserung.

• Audioaufzeichnung: Es erfolgt keine persistente Audioaufzeichnung.
• Rohtranskript: höchstens 24 Stunden.
• Anruf-Metadaten und Tool-/Audit-Metadaten ohne Gesprächsinhalt werden zweckbezogen gemäß Audit- und Dokumentationspflichten gespeichert.
• Lokale Gemma-Zusammenfassung: Ein lokales Gemma-LLM kann, soweit medizinisch oder organisatorisch erforderlich, eine zweckgebundene Zusammenfassung als Notiz in Tomedo bzw. in der Patientenakte speichern. Diese Notiz ist keine Rohtranskript-Aufbewahrung und folgt den Regeln der Behandlungsdokumentation bzw. Patientenakte.
• Vertex AI / Google Cloud verarbeitet die Echtzeitdaten mit Zero-Data-Retention-Konfiguration; die Daten werden nicht zur Modellverbesserung verwendet.

Sie können den KI-Telefonempfang ablehnen, indem Sie auflegen oder im Gespräch ausdrücklich nach einer menschlichen Mitarbeiterin bzw. einem menschlichen Mitarbeiter fragen. In diesem Fall wird Ihr Anliegen als Nachricht oder Rückrufwunsch für das Praxisteam erfasst.

Eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO liegt vor und kann bei der Praxisleitung eingesehen werden.

Diese Website nutzt „Plausible Analytics“, ein cookieloses Webanalyse-Tool der Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland (EU). Plausible setzt keine Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten oder personenbeziehbaren Identifier. Es werden lediglich aggregierte Reichweitenstatistiken erhoben (Seitenaufrufe, Besucherzahlen, ungefährer Standort auf Länderebene, Verweildauer, Referrer, anonymisierte Geräte-/Browser-Klasse). Die IP-Adresse wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert; sie wird ausschließlich serverseitig und kurzzeitig in Form eines Hashes mit täglich rotierendem Salt zur Generierung eines aggregierten Tageswerts verwendet und nach 24 Stunden verworfen. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen, cookielosen Reichweitenmessung gemäß DSK-Orientierungshilfe Telemedien 2.0). Da Plausible technisch keine Endgeräte- oder Browser-Information ausliest oder speichert, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich. Sie können dieser Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit unter info@pulszahnmedizin.de widersprechen. Datenschutzhinweise von Plausible: https://plausible.io/privacy.

Zusätzlich nutzen wir „Vercel Web Analytics“ der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Auch dieser Dienst arbeitet ausschließlich cookielos und erfasst aggregierte Nutzungsdaten zu Seitenaufrufen, Performance-Kennzahlen (Core Web Vitals) sowie ungefähre Geo-Information auf Länderebene. Es findet keine Profilbildung statt; ein dauerhaft personenbeziehbarer Identifier (z.B. Cross-Device-ID) wird nicht erzeugt. IP-Adressen werden bei Vercel anonymisiert und nicht gespeichert. Die Erstverarbeitung erfolgt auf Vercel-Edge-Servern in der EU; im Rahmen interner Konzernfunktionen kann es zu Datenflüssen zur Vercel Inc. in die USA kommen, abgesichert durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und die EU-US-Data-Privacy-Framework-Zertifizierung. Mit Vercel haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung von Performance, Stabilität und einer aggregierten Reichweitenmessung). Sie können dieser Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit unter info@pulszahnmedizin.de widersprechen. Datenschutzhinweise von Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy.

Das Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO können Sie insbesondere bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde geltend machen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.