KI-Empfangsassistenz in der Praxis (PAIRA-Avatar)

In den Praxisräumen kann ein KI-gestützter Empfangskiosk (intern: PAIRA-Avatar) eingesetzt werden. Auf einem Bildschirm im Empfangsbereich wird ein digitaler Avatar dargestellt, der Sie begrüßt, Anliegen aufnimmt und an das Praxisteam weiterleitet. Die Eingabe erfolgt per Sprache oder über ein Tablet bzw. Kontrollpanel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

• Audio-Stream während der Interaktion zur Echtzeit-Verarbeitung; es erfolgt keine dauerhafte Audioaufzeichnung.
• Sprachliches Anliegen oder Texteingaben am Tablet bzw. Kontrollpanel.
• Rohtranskript der Interaktion, soweit technisch zur Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit erforderlich.
• Bei identifizierten Bestandspatientinnen und Bestandspatienten: Name, Geburtsdatum und Patientennummer aus der lokalen Tomedo-Praxisverwaltung, nur soweit erforderlich.
• Tool- und Weiterleitungsereignisse, z.B. Übergabe an Mitarbeitende oder Erstellung einer Aufgabe.
• Kamerabild des Kiosks ausschließlich zur Aufmerksamkeitserkennung, d. h. ob eine Person vor dem Avatar steht und zum Bildschirm schaut. Die Auswertung erfolgt in Echtzeit auf Praxis-Hardware. Es werden keine Bilder oder Videos aufgezeichnet oder gespeichert, es findet keine Gesichtserkennung und keine Identifikation statt, und es werden keine Bilddaten an externe Dienste übermittelt. Ein Kamerasymbol am Kiosk zeigt an, wenn die Kamera aktiv ist.
• Am Tablet vorgezeigte Dokumente (z. B. Überweisung, Bonusheft): Die Aufnahme wird auf Praxis-Hardware durch ein lokales KI-Modell in Text umgewandelt; nur dieser Text wird weiterverarbeitet. Das Bild selbst wird weder gespeichert noch an externe Dienste übermittelt.

Die Verarbeitung dient der Organisation des Praxisempfangs, der Aufnahme Ihres Anliegens und der Anbahnung oder Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung). PAIRA führt keine medizinische Diagnose, keine Gesundheitstriage und keine Behandlungsentscheidung durch; behandlungsbezogene Entscheidungen treffen ausschließlich approbierte Behandlerinnen und Behandler.

Es findet keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

• BodoTech UG (haftungsbeschränkt), Dortmund: Software-Betrieb und Wartung im Auftrag der Praxis (AVV nach Art. 28 DSGVO).
• Google Cloud (Google Ireland Ltd.): Vertex AI Gemini Live für die Sprachverarbeitung, Verarbeitung ausschließlich in der EU, mit Zero-Data-Retention-Konfiguration und ohne Nutzung der Audio- oder Transkriptdaten zur Modellverbesserung.
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg: Amazon Bedrock mit dem Sprachmodell Amazon Nova 2 Sonic für Sprachverarbeitung auf Deutsch und Englisch in der Region eu-north-1 (Stockholm, Schweden). Die Modellaufruf-Protokollierung ist deaktiviert; Eingaben und Ausgaben werden nicht über die Echtzeitverarbeitung hinaus gespeichert und nicht zur Modellverbesserung verwendet. Dieser Anbieter wird vor Beginn der Sitzung am iPad genannt und die Sitzung dafür bestätigt. Soweit eine Übermittlung an Amazon Web Services, Inc. (USA) erfolgt, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln im AWS Data Processing Addendum.

• Audio-Stream: Echtzeit-Verarbeitung ohne persistente Audioaufzeichnung.
• Kamerabilder und Dokumentaufnahmen: keine Speicherung; Verarbeitung nur im Moment der Aufnahme.
• Rohtranskript: höchstens 24 Stunden.
• Lokale Gemma-Zusammenfassung: Ein lokales Gemma-LLM kann, soweit medizinisch oder organisatorisch erforderlich, eine zweckgebundene Zusammenfassung als Notiz in Tomedo bzw. in der Patientenakte speichern. Diese Notiz ist keine Rohtranskript-Aufbewahrung und folgt den Regeln der Behandlungsdokumentation bzw. Patientenakte.
• Tool- und Audit-Metadaten ohne Gesprächsinhalt werden zweckbezogen gemäß Audit- und Dokumentationspflichten gespeichert.

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten uns gegenüber die nachstehenden Betroffenenrechte, wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.