Datenschutzhinweis zum KI-Telefonsupport

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die in dieser Datenschutzerklärung genannte Praxis Pul’s Zahnmedizin.

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir eine KI-Telefonassistenz-Software der Bodo Tech UG (haftungsbeschränkt), Kullrichstr. 10, 44141 Dortmund, Deutschland, HRB 38357, als von uns direkt beauftragten Auftragsverarbeiter ein.

Ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die unmittelbar zu Beginn des Gesprächs per Ansage abgefragt wird, verarbeitet die Software Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Die Ansage weist auf den Einsatz der KI-Telefonassistenz hin und verweist auf diese Datenschutzhinweise.

Es findet keine Audio- oder Tonaufzeichnung statt. Der Audio-Stream wird in Echtzeit verarbeitet und nicht als Tonaufnahme gespeichert. Gespeichert wird ausschließlich ein Text-Transkript des Gesprächs zur Transkription und Dokumentation.

Technisch kommt ein natives Echtzeit-Sprachmodell zur Audio-zu-Audio-Verarbeitung zum Einsatz. Funktional erfolgen dabei Spracherkennung, semantische Analyse und Sprachausgabe.

Darüber hinaus werden technische Verbindungs- und Anrufinformationen verarbeitet, insbesondere Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer, Rufnummer (Caller-ID) sowie Ergebnis bzw. Status des Anrufs.

Die Praxis übermittelt Gesprächsinhalte nicht unmittelbar an Google Cloud, easybell oder Hetzner. Diese Dienstleister werden als Sub-Auftragsverarbeiter von Bodo Tech eingesetzt.

Für die technische Umsetzung der KI-Sprachverarbeitung und des Hostings setzt Bodo Tech folgenden Sub-Auftragsverarbeiter ein: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, D02 R296, Irland.

Die Verarbeitung erfolgt in der Region europe-west1 (Belgien, EU). Zwischen Bodo Tech und Google ist Zero Data Retention (ZDR) vereinbart; danach speichert Google die übermittelten Inhalte nicht über die Echtzeitverarbeitung hinaus.

Soweit aufgrund der Konzernstruktur ein Bezug zur Google LLC mit Sitz in den USA besteht oder eine Datenübermittlung in die USA erfolgt, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) im Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Bodo Tech und Google.

Für die Telefonie-Anbindung und den Betrieb der Telefonie-Bridge setzt Bodo Tech außerdem folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein:

• easybell GmbH, Brückenstraße 5a, 10179 Berlin, Deutschland – SIP-Trunk und Telefonie-Anbindung; Signalisierung per TLS und Sprachmedien per SRTP verschlüsselt.
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Hosting der Telefonie-Bridge bzw. Telefonie-Edge.

Es werden keine Nutzer- oder Anruferprofile zu Trainingszwecken erstellt.

Die Gesprächsdaten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet. Dies ist für die Verarbeitung durch Google über die zwischen Bodo Tech und Google vereinbarte Zero Data Retention geregelt.

Audio- oder Tonaufnahmen werden nicht gespeichert.

Das Roh-Transkript des Gesprächs wird für 72 Stunden (3 Tage) gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Die Speicherung erfolgt verschlüsselt im Ruhezustand.

Anruf-Metadaten, insbesondere Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer, Rufnummer und Ergebnis bzw. Status des Anrufs, werden für 7 Jahre gespeichert, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.

Beim KI-Sub-Auftragsverarbeiter Google erfolgt aufgrund der vereinbarten Zero Data Retention keine Speicherung der übermittelten Gesprächsinhalte über die Echtzeitverarbeitung hinaus.

Die Praxis hat mit Bodo Tech UG (haftungsbeschränkt) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten von Anrufern regelt und eine Weitergabe an unberechtigte Dritte untersagt.

Bodo Tech hat seinerseits Sub-Auftragsverarbeitungsverträge mit Google Cloud EMEA Limited, easybell GmbH und Hetzner Online GmbH geschlossen. Die Praxis hat keinen direkten Vertrag mit Google Cloud, easybell oder Hetzner.

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten uns gegenüber die nachstehenden Betroffenenrechte, wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.